Protocolo para el inventario y registro de colecciones fotográficas en museos

Los museos son instituciones concebidas para adquirir, preservar, estudiar y exhibir testimonios tangibles e intangibles del individuo y su entorno. Su misión, funciones y sistemas de administración han variado en el tiempo, no obstante, la documentación de colecciones permanece siempre en el corazón de sus actividades, pues constituye la tarea central para la gestión eficiente y es punto de partida para asegurar, entre otras cosas, la protección y promoción del patrimonio que los museos albergan.

La documentación de colecciones, o documentación museológica, consiste en la recopilación, organización y gestión de los datos informativos referentes a las colecciones del museo, ya sea que emanen de los propios objetos o procedan de otras fuentes. Una documentación adecuada es capaz de revelar qué tiene el museo, en términos cualitativos y cuantitativos, dónde lo tiene y cómo lo tiene, es también una actividad continua, que implica la actualización permanente de la información disponible respecto de los objetos.

Sin embargo, la labor de documentar colecciones no está exenta de dificultades y una de las más importantes es la falta de metodologías de trabajo, que conlleva graves problemas como la disociación, el desorden o la pérdida de información; esta última, una vez que desaparece, es prácticamente imposible recuperarla.

El Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales tiene a su cargo la tarea de estandarizar los procesos de registro, procurando lineamientos y políticas para el manejo y control de colecciones de los museos del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, y de otros museos de Chile que lo requieran, sean de carácter público o privado. Presentamos y ponemos a disposición un Protocolo para el inventario y registro de colecciones fotográficas; tenemos tres buenas razones que originan la realización de este documento de trabajo:

Primero, el invaluable patrimonio fotográfico acumulado en los museos del país se encuentra, muchas veces, en un estado de descontrol en materia documental debido principalmente a la cantidad desbordante de objetos que integran estos fondos. Aun así, su registro es completamente abarcable si se cuenta con una metodología de trabajo clara y organizada, que permita al encargado de las colecciones dar respuesta, al menos, a las tres preguntas esenciales de la documentación que indicamos previamente.

Segundo, la fotografía es uno de los inventos más exitosos creado por el hombre, usado copiosamente por todas las sociedades, desde su creación a fines de 1830. No exageramos al decir que no existe museo en la actualidad que no conserve estos testimonios como parte de su acervo, con el mandato ineludible de preservarlos y ponerlos a disposición de la comunidad, pues cada objeto fotográfico constituye una fracción de su memoria compartida. Confiamos, entonces, que este protocolo será una guía útil para muchas instituciones a lo largo y ancho del país.

Finalmente, por su naturaleza, el registro de las fotografías presenta ciertas complicaciones. Implica una atención distinta a la de muchos otros objetos del museo, porque tiene, por una parte, una materialidad frágil y compleja, que incluye elementos químicos y procedimientos de difícil identificación y, por otra, información visual que debe consignarse con precisión, ya que es fuente primaria para potenciales y valiosos estudios. Adoptamos criterios de registro desde la mirada archivística y los hemos hecho confluir con los métodos tradicionales de documentación que aplicamos en nuestros museos.