El Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales se creó en 1997 para continuar el trabajo de la Oficina de Inventario del Patrimonio Cultural, organismo que surgió en 1982 para otorgar soluciones concretas a diversas problemáticas existentes en materia de documentación de colecciones detectadas en Los Museos de Chile, un diagnóstico realizado entre los años 1980 y 1981, en colaboración con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
El principal instrumento para el inventario desarrollado en ese momento fue la ficha polivante para contener la diversidad de colecciones depositadas en los museos dependientes del SERPAT (por entonces, la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos o DIBAM). Las fichas fueron completadas por especialistas que, una vez terminadas, eran entregadas a cada museo en un Libro de Inventario para completar el proceso de documentación.
Aunque significó un gran avance, tenía innumerables desventajas. Su principal problema era la carencia de personal especializado en los museos, la lentitud implícita en el proceso manual, las dificultades para recuperar la información de manera rápida y la complejidad de los métodos de actualización de datos inherente a todo sistema de registro manual. La solución adecuada era la digitalización del proceso de documentación.
Entre 1992 y 1995 se realizó un estudio de programas de registro automatizados en diversos lugares del mundo. Sin embargo, en 1996 se decidió desarrollar en Chile un sistema propio que reuniera la información ordenada en un formato lógico, con bases de datos relacionales, incorporación de vocabulario estandarizado, asociación de imágenes con textos y que facilitara la actualización permanente de la información. El resultado fue la implementación de un programa en soporte Microsoft Access 2000.
Este nuevo programa, que permitía además la clasificación de colecciones en distintas tipologías, como arte, historia, arqueología e historia natural, fue un trabajo de especialistas en informática y se basó en: Categories for the Description of Works of Art y el Art & Architecture Thesaurus, ambos creados por el Getty Research Institute de The J. Paul Getty Trust, entidad estadounidense que asesoró y financió el proyecto.
El programa se denominó SUR (Sistema Unificado de Registro) y su instalación y uso comenzó de manera experimental en 1998. La capacitación de los usuarios del sistema se realizó mediante un proyecto de la Fundación Andes, que involucró no solo a funcionarios de los museos del SERPAT sino también de otras instituciones, públicas y privadas, invitadas a participar.
Entre los años 2001 y 2003, el CDBP considera entre sus prioridades la migración de estos datos a Internet, lo que implicaría una mayor vinculación de esta unidad con los museos, favoreciendo la normalización de la información. En este proceso se incorporan también los tres museos más grandes del país: el Museo Nacional de Bellas Artes, el Museo Histórico Nacional y el Museo Nacional de Historia Natural.
De esta manera, el CDBP pasa a ser la unidad centralizadora de la información y desarrolló labores específicas, como la revisión constante de los datos para asegurar la consistencia, veracidad y permanencia en el tiempo; la conservación de estándares de normalización de vocabulario, y la relación activa con los profesionales de museos responsables de las colecciones y de la información ingresada al sistema.
A partir del 2010, se trabaja con el apoyo y supervisión especializada de la Coordinación de Políticas Digitales. El programa SUR pasa a llamarse SURDOC, como una manera de incorporar el concepto de “documentación de colecciones” al proceso de registro e impulsar el desarrollo de esta actividad en los museos del país. En 2018 se crea el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, y el CDBP integra la nueva Subdirección de Fomento y Gestión Patrimonial del SERPAT, permaneciendo en el Centro Patrimonial Recoleta Dominica por la naturaleza de sus funciones.
En mayo de 2022 se presentó SURDOC-Fotografía, un módulo de SURDOC creado especialmente para la documentación de las colecciones fotográficas patrimoniales depositadas en los museos y otras instituciones afines. Actualmente contiene más de 50.500 registros, siendo uno de los repositorios de imágenes de acceso público más grandes del país.
Cabe destacar como hito en el trabajo del CDBP el desarrollo de 11 versiones del curso Inventario, Registro y Documentación de Colecciones mediante la plataforma e-learning Biblioredes, que ha logrado certificar a la fecha a 459 profesionales vinculados a museos y otras instituciones culturales de Chile y de otros países, como Perú, Argentina, España, Nicaragua, Bolivia, Ecuador, México, Honduras, Colombia, Brasil, Cuba, Francia, Suecia, Suiza y Uruguay.
Última actualización: 14/12/2023.
